Деловые беседы и совещания.

Деловая беседа — передача или обмен информацией и мнениями по определенным

вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений, заключение сделок

необязательно.

Деловая беседа выполняет ряд функций, в том числе:

 взаимное общение работников из одной деловой сферы;

 совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и

замыслов;

 контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

 стимулирование деловой активности и пр.

Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного

процесса.

Деловое совещание — способ открытого коллективного обсуждения проблем группой

специалистов.

Значительную часть рабочего времени любого руководителя отнимают различные

совещания, в которых он должен участвовать или которые он сам собирает и проводит. Поэтому

каждый руководитель должен уметь повышать их эффективность.

Служебные совещания проводят для обмена информацией, для ускорения процесса

принятия решений и повышения их обоснованности.

Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального

вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

 симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;

 конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических

деятелей;

 конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального,

общероссийского или международного масштаба.

Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации,

оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы

эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

Одно из преимуществ совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает

лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий

авторитарный стиль, отношение сотрудников к решению, принятому после обсуждения, будет

более лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно сделать

именно так. В отличие от ситуации, когда то же самое решение просто спущено «сверху», и у

людей нет возможности высказать свое отношение к нему, кроме как в кулуарах.

Кроме того, совещание позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального

решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Опять-таки, даже в ситуации

авторитарного стиля управления (когда решение принимает формальный лидер единолично),

совещание позволяет расширить «проблемное поле» сложившейся ситуации и, что еще важнее,

увеличить количество вариантов решений задачи.

Еще один позитивный аспект совещания – возможность быстро получить обратную связь

«снизу», узнать о том, что происходит в компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне

понимания проблем компании, отношении к политике высшего руководства и т. п.